Většina lidí tráví v kanceláři až třetinu svého života, proto je zásadní, jak pracovní prostředí vypadá a jak je vybavené. Pracovní místo je také jednou z motivačních složek, které přispívá ke spokojenosti zaměstnance. Kvalitní a dobře vybavené pracovní prostory ovlivňují zdraví zaměstnanců, vzájemné vztahy i jejich produktivitu.
Kancelářské prostory prošly ohromným vývojem, největší rozmach zaznamenaly ve 20. století, do té doby většina lidí pracovala manuálně a s postupným rozvojem se začaly otevírat ve větší míře pracovní pozice v kancelářích.
„V dnešní době směřuje vývoj jednoznačně k flexibilním kancelářím, nejistota současné doby se odráží také na poptávce. Ať už to byla pandemie nebo dnes ceny energií a služeb, objevuje se na trhu stále více nepředvídatelných skutečností, které nutí firmy přemýšlet jinak. Řada firem preferuje flexibilitu časovou, tak prostorovou. Uzavírají se kratší kontrakty, firmy často nabízejí zaměstnancům sdílená pracovní místa a v neposlední řadě hledají plně vybavené kanceláře, kde mohou začít fungovat v horizontu hodin,“ vysvětluje Alexandra Němcová, ředitelka Asset managementu společnosti CIMEX, která se specializuje na flexibilní kancelářské projekty.
Vývoj kanceláří
Již na začátku 20. století se objevuje první open space, který byl velmi oblíbený mezi zaměstnavateli především pro nízké náklady. První formou takto otevřených kanceláří byly dlouhé stoly, kde pracovníci seděli jeden vedle druhého s minimálním osobním prostorem pro každého z nich. U zaměstnanců se ale záhy v takovém prostředí začaly projevovat psychické problémy.
Později se začaly vytvářet hybridní prostory. Jednalo se o kombinaci velkých otevřených místností se stále poměrně velkým počtem stolů a uzavřených kanceláří. Ve 20. a 30. letech minulého století se kladlo důraz na efektivitu práce, ale protože již bylo známo, že produktivita souvisí se spokojeností zaměstnanců, začaly se vytvářet kanceláře, které plnily vlídnější funkci. Útulnější pracovní podmínky zarazila hospodářská krize a následně 2. světová válka.
V 60. letech byl hlavním problémem hluk v otevřených kancelářích, který negativně ovlivňoval výkon zaměstnanců a měl vliv i na jejich psychiku. Montovaly se proto zástěny a improvizované bariéry. V 80. letech 20. století vznikaly tzv. cubical farms, které byly spojeny s rozvojem osobních počítačů a zase došlo k vměstnání velkého množství lidí do vyhrazeného prostoru.
V posledních 20 letech již designéři kanceláři myslí především na zaměstnance, kteří budou v kanceláři trávit většinu svého života, a proto chtějí, aby se zde cítili co nejlépe. „Při designu kanceláří se tak dnes klade důraz na barevné provedení, styl, podlahy, osvětlení, správné zvolení nábytku a mnoho dalšího. Do kanceláří se také začínají implementovat relax zóny, které slouží k neformálnímu setkání nebo odreagování zaměstnanců, někde mají zaměstnanci k dispozici hřiště, posilovny a další místa pro různé vedlejší aktivity. A tento přístup – tedy spokojenost zaměstnance na prvním místě – se ukazuje nejvýhodnější,“ uvádí Alexandra Němcová, ředitelka Asset managementu společnosti CIMEX a přináší tipy na ideální a dobře fungující kancelář, kde se budou její zaměstnanci cítit spokojeně a komfortně:
Desatero kvalitní kanceláře, které platí jak pro korporace, tak pro malé firmy:
- Při plánování nové kanceláře, nebo její přestavby, zapojte členy týmu, jen tak budou mít zaměstnanci pocit, že kancelář je skutečně jejich. Budou se zde cítit lépe a tvorba kanceláře může mít prvky teambuildingu.
- Vytvořte alespoň jednu neformální místnost. Zkuste najít místo, které nebude vypadat jako kancelář, ale spíše jako příjemný ´obyvák´. Může se jednat o prostornou kuchyňku, kterou vybavíte designovými křesílky nebo pohodlnými židlemi nebo menší zasedačku jako neformální prostor. Zavěste zde houpací křeslo a vybavte ho cvičební podložkou, fatboyem nebo ribstolemi. Nemusí se nutně jednat o drahou investici. Nebojte se barev! Smyslem těchto míst je změnit pracovní rutinu, mohou se zde potkat lidé, kteří spolu jinak nemají důvod mluvit. Tato komunitní místa jsou prostorem neformálních setkání a podporují jak vztahy na pracovišti, tak i vznik nových nápadů. Je přínosné spojit je s nějakou jedinečnou činností nebo vybavením, aby měli zaměstnanci důvod je navštěvova
- Investujte do kvalitních pracovních židlí s možností polohování dle potřeby. Správně nastavená židle je základem zdravých zad. Investice do dobrého sezení se bezesporu vyplatí.
- Nezapomínejte na důležitost osvětlení. Lidé mají v důsledku špatného světla v kanceláři problémy se zrakem nebo s poruchou spánku. Významné je osvětlení celé místnosti, nejen stolu, světla mohou mít také dekorativní funkci. Česká hygienická norma říká, že na pracovním místě musí být minimálně 500 luxů. Pro srovnání, v běžném obývacím pokoji máte 250 luxů.
- Květiny jsou nutnost. Jednak kanceláře oživují a také mají blahodárný účinek na dobrou náladu a snižují stres. Pozor na zvadlé květiny, ty budou mít zcela opačný efekt. Doporučení odborníků je, nechat o ně někoho pečovat, například úklidovou službu. Obzvláště v klimatizovaných místnostech je práce s květinami náročnější, vybírejte proto odolné druhy. Také se ubezpečte, že někdo z kolegyň nebo kolegů není na rostliny alergický.
- Čerstvý vzduch je pro produktivitu pracovníků jedním z nejdůležitějších faktorů. Dbejte na jeho dostatečný přísun, ať už kvalitní klimatizací nebo dostatečným větráním. Pokud vám to prostory dovolí a je k dispozici balkón nebo terasa, nenechte ji okupovat jenom kuřáky, ale vytvořte zde koutek s pohodlným sezením, stolečkem, kde si budou moci zaměstnanci vychutnat svoji kávu nebo dokonce v teplejších měsících sníst oběd.
- Některé kanceláře mají společný dvůr nebo náměstí před budovou, to se může stát také neformálním místem setkávání i mezi jednotlivými firmami, například instalace vodních prvků může okolí posunout na vyšší úroveň.
- Kvalitní akustika je v dnešní době plné okolních ruchů velmi důležitá zejména pro soustředění a výkon zaměstnanců. Pokud máte open space, doporučujeme vybavit ho řadou materiálů, která budou hluk absorbovat, například ve formě dělících stěn, obkladů nebo závěsů.
- Propište do vzhledu kanceláří svoji firemní kulturu a identitu. Kanceláře vám na míru připraví odborníci, ale nezapomeňte na svůj přínos.
- Pokud máte některá pracovní místa sdílená, nezapomeňte vytvořit systém střídání, to samé platí pro zasedačku, případně meeting room. Pronájem sdílených kanceláří může pomoci ke snížení nákladů, ale stejně jako v minulosti byly pro zaměstnance psychicky vyčerpávající obří otevřené kanceláře s minimum osobního prostoru, může být dnes pro některé kolegy frustrující sdílení jednoho pracovního místa, pokud nejsou nastavena správně pravidla užívání.
Budoucnost kanceláří
Budoucnost kanceláří bude ovlivněna několika faktory, jedním z nich je rozvoj nových technologií, cloudové a další nástroje umožňují týmovou práci a spolupráci na projektech bez ohledu na to, kde se zaměstnanci nacházejí. Stále více se stává důležitou otázka udržitelnosti, která ovlivňuje i výběr zaměstnavatele. Trendem je kromě digitalizace i snižování počtu služebních cest, tj. ´zbytečné´ cestování na osobní schůzky a konference je nahrazeno potkáváním se v online prostoru. Flexibilitu vyžadují samotní zaměstnanci, kteří chtějí mít možnost plánovat si svůj čas a místo, odkud budou pracovat, ať už z kanceláře, domova, z kavárny nebo coworkingového centra. Zároveň a možná právě proto budou kanceláře ceněny jako společenský prostor, kde se budou lidé chtít potkávat. Pro některé profese je osobní interaktivita klíčová. Společenská funkce kanceláří se tedy bude nutně prohlubovat a bude zásadní pro budování mezilidských vztahů mezi kolegy!
