V práci, zejména v kancelářském prostředí se často setkáváme s nejrůznějšími chybami, které mohou mít zásadní vliv na pracovní výsledky, vztahy na pracovišti, ale i ztrátu zakázek nebo zastavení karierního postupu. Zde jsou některé z nejčastějších chyb v různých typech komunikace.
Nedostatečná nebo nejasná komunikace
Když nejsou informace sděleny jasně a srozumitelně, dochází k nedorozuměním a chybám, které pak mohou mít vážné následky. K tomu dochází také nedostatkem aktivního naslouchání.
„Základem kvalitní a funkční komunikace je zejména osobní a týmové sdílení informací. Právě zde ale najdeme mnoho prostoru pro zásadní chyby, které mohou narušit dobrou práci,“ říká Tomáš Pavlíček z pracovního portálu Atmoskop.cz. „Může se to zdát jako banalita, ale nedostatečné či nejasné sdělování či neposlouchání kolegů a ignorování snahy o důsledně kvalitní komunikaci může vést k mnoha nedorozuměním a konfliktům,“ dodává.
Znemožnění se s technikou
Prezentování nejrůznějších názorů, vstupů, závěrů, výsledků se často neobejde bez techniky. A když se vám technika vymkne z rukou, můžete se pěkně znemožnit. Zcela zabít svou prezentaci můžete, když se nedokážete připojit k prezentačnímu systému, nepodaří se správně nastavit zobrazení, nefunguje zvuk. Pokud se během prezentace potýkáte s technikou, ztrácíte pozornost posluchačů a body u kolegů, šéfů a potenciálních obchodních partnerů.
„Příčinou problémů bývá často nekompatibilita kabelů nebo zařízení pro bezdrátové připojení. Vyplatí se proto investice do některého ze snadno přenosných řešení, které dokáže vyřešit nekompatibilitu různých platforem. Jejich pomocí se snadno připojíte z jakéhokoli zařízení k libovolnému prezentačnímu systému a prezentujete přes jakoukoli síť, projektor nebo displej,“ radí Michal Černý ze společnosti Audiopro.
Když se sekáte nebo neznáte základní funkce
Podobně jako problémy s připojením je často frekventovanou nedokonalostí nekvalitní připojení k internetu, nefunkční mikrofon nebo kamera, ale také neschopnost využít základních funkcí videokonference jako je třeba sdílení plochy.
„Když se vám při online schůzce, kterou navíc vedete z kanceláře nebo z domova neustále seká internet, není to dobrá vizitka. Máte pak rozmazaný obraz, není vám rozumět, což vám v reputaci opravdu nepomůže,“ dodává Michal Černý z Audiopro. Technické problémy mnohdy plynou z podcenění detailů, kdy si nezařídíte nový modem, rychlejší internet nebo optimalizaci softwaru počítače.
Pomyslnou třešničkou na dortu průšvihů pak je neschopnost použití některé ze základních funkcí videokonference, jako je třeba sdílení plochy. To jednoznačně kredit u ostatních nepřidá.
E-mailové přešlapy
Existují i základní chyby, jež spousta zaměstnanců dělá v emailové komunikaci. Od drobných prohřešků – nejasných předmětů emailů, které nevystihují obsah, přes dlouhá a nepřehledná sdělení až po ignorování návaznosti na odpovědi. Vrcholem pak je úplná absence odpovědi.
„Lidé v emailech nejčastěji chybují v tom, že nectí pravidla účelné komunikace – zapomínají, že by předmět zprávy měl vystihovat její obsah, při odpovědích nezahrnují do komunikace všechny potřebné adresáty a při hromadném odesílání mailů nedávají adresy do skryté kopie,“ říká Jan Dvořák, výkonný ředitel Počítačové školy GOPAS.
Zaměstnanci jsou také často příliš kreativní v používání typů, velikostí a barev písma. Je třeba si uvědomit, že například červená barva je v mailech vnímaná jako alternativa zvýšeného hlasu. A to zrovna není vhodná forma pro komunikaci se šéfem či klientem. A v neposlední řadě, ani v době rychlého internetového připojení adresáta nepotěší neadekvátně velká příloha, která zbytečně zabírá místo v inboxu.
Komunikační fuck-upy
V neposlední řadě existují ještě omyly, které mohou zaměstnanci pořádně zavařit a zkomplikovat mezilidské vztahy. Třeba email s peprným komentářem z nepozornosti poslaný i tomu, komu adresován být neměl, nebo zpráva na WhatsAppu nebo Skypu kritizující práci, postupy nebo přímo někoho s z kolegů poslaná právě dotyčnému. To vše plyne z uspěchanosti rychlé instantní komunikace.
Ohrožení bezpečnosti – ztráta důvěry
A na závěr lze zmínit, že existují i chyby, které proto, že ohrožují bezpečnost firmy, mohou vyústit až v rozvázání pracovního poměru. „Stává se, že zaměstnanci k pracovní komunikaci používají nezabezpečená soukromá zařízení, nedodržují interní předpisy kybernetické bezpečnosti, nerozpoznají phishingový útok a mohou nechtěně poskytnout přístupové údaje útočníkům a mnoho dalších podobných prohřešků z nichž valná většina plyne z nedostatečného proškolení zaměstnanců,“ uzavírá Jan Dvořák z GOPASu.
